Nieuws van het Facilitair Bureau

.

Aanvragen en storingsmeldingen: procedures op een rij
We hebben gemerkt dat er af en toe onduidelijkheid bestaat bij het gebruik van de formulieren voor bouwkundige aanpassingen en inventarisaanvragen. Daarom hieronder in het kort nogmaals de procedures.

Werkorderfaxen
Scholen kunnen in een aantal gevallen direct opdrachten verstrekken aan een beperkt aantal bedrijven als het gaat om kleine reparatieverzoeken (onder de €250,-). Per locatie is een ordner uitgegeven met werkorderfaxen waarmee de opdrachten door conciërges kunnen worden verstrekt. Opdrachten die hiermee gegeven kunnen worden zijn bijvoorbeeld:

• Verstopte wastafel/toilet (MPS);
• Defecte sloten repareren (WT Services of Konst & van Polen);
• Lekkage op dak (MPS);
• Elektrische storingen (Hirdes of BAM);
• Vervangen moeilijk bereikbare verlichting (Hirdes of BAM);
• Hervullen gebruikte brandblussers (Ansul).
  

Aanvraagformulier voor aanpassing huisvestingsvoorziening
Dit formulier is bedoeld voor een aanvraag van een functionele aanpassing. Deze kan bouwkundig- of installatietechnisch van aard zijn, maar ook betrekking hebben op sanitaire voorzieningen of vast inventaris. Ook aanvragen voor groot onderhoud kunnen met dit formulier gedaan worden. Het formulier is niet bestemd voor het melden van storingen of aanvraag van kleine reparaties. De volgende procedure is van toepassing:

• De school vult het formulier Aanpassing huisvestingsvoorziening zo volledig mogelijk in. Belangrijk aandachtspunt is de financiële onderbouwing;
• Het formulier wordt ondertekent door de schoolleiding;
• Het formulier komt (eventueel via TOM-er) binnen op het Facilitair Bureau, waar beoordeeld wordt of de aangeleverde informatie voldoende is om een advies over te kunnen geven;
• Het FB registreert de aanvraag en geeft hier een projectnummer aan;
• Het FB vult vervolgens een Projectregistratieformulier in. Hierin staat een globale werkomschrijving van het project en wordt geadviseerd over de technische haalbaarheid, daarnaast wordt er een globale planning en begroting opgesteld;
• Het projectregistratieformulier wordt naar de school en controller gestuurd voor goedkeuring en geretourneerd naar het Facilitair Bureau;
• Het FB zorgt dat er een kopie naar de Financiële Administratie gaat;
• De aanvraag wordt verder uitgewerkt door het Facilitair Bureau;
• Indien nodig wordt er een lijst opgesteld met te bestellen apparatuur en inventaris voor planvorming en begroting eventueel in overleg met ICT;
• Het FB verzorgt de opdrachtverstrekking, begeleidt de uitvoering en zorgt voor een eindoplevering;
• Facturen gaan via het FB naar de Financiële Administratie.

Aanvraagformulier inventaris
Dit formulier is bedoeld voor een aanvraag van inventaris die niet uit het vakgroepbudget van de scholen betaald wordt. Dit kan meubilair of diverse apparatuur zijn. Als handtekening volstaat een e-mail vanaf het e-mailadres van de betreffende schoolleider of budgethouder. Het FB hanteert de volgende werkwijze:

• De inventarisaanvraag wordt eerst beoordeeld door de TOM-er van de school. Hij/zij controleert de volledigheid en juistheid van de gegevens;
• Indien de aanvraag volledig is wordt deze geregistreerd door een medewerker van het FB en in volgorde van binnenkomst besteld. In veel gevallen (hoge bedragen of complexe aanvragen) zullen eerst offertes worden aangevraagd en dient de school hierover te beslissen;
• Na akkoord van de school (in geval van offerte) wordt tot bestelling overgegaan;
• Na ontvangst orderbevestiging wordt de school geïnformeerd over de afleverdatum;
• Bij aflevering controleert de conciërge de pakbon en bewaart deze voor de TOM-er.

Indien een aanvraag niet volledig is of nog veel onduidelijkheden heeft, zal in de meeste gevallen de TOM-er worden ingeschakeld om hierin met de school duidelijkheid te verkrijgen. Benodigde gegevens voor inventaris die vaak ontbreken zijn:

• Juiste maatvoering;
• Kleurstellingen;
• Juiste locatie;
• Benodigde aanvullende voorzieningen.